Il nuovo sistema documentale per le università integrato con SMART_EDU ERP

DOCWAY®4U è la risposta di 3D Informatica alle necessità e alle richieste di mercato per una Gestione Documentale Integrata nelle sua più ampia accezione e funzione e nel rispetto degli standard e regolamenti più recenti.

DOCWAY®4U è un progetto completamente nuovo, frutto della costante attenzione al miglioramento, per essere un efficiente e ben organizzato sistema documentale per le Università, atto a garantire una gestione intelligente del documento, procedimento, fascicolo e del suo ciclo di vita attraverso l’Archivio Corrente, l’Archivio di Deposito e la Conservazione a norma.

Con il nuovo DOCWAY®4U (versione specifica per le Università del nostro DOCWAY®4RE) mettiamo a disposizione innumerevoli nuove funzionalità, non ultima la gestione dell’intero processo di fatturazione elettronica P.A (sia passiva che attiva), che rendono unico il prodotto nel panorama dei sistemi di gestione documentale.

DOCWAY®4U è basato sulla nostra tecnologia EXTRAWAY XML, nella nuova versione ENTERPRISE, caratterizzata da una architettura scalabile e modulare, che può fare uso di Storage differenti, sia in formato XML nativo (nuovo Extraway XML Storage) o dei ODBMS Storage più largamente diffusi.

DOCWAY®4U è inoltre pienamente integrato con Smart_Edu, evoluto sistema “ERP”, composto da numerosi moduli operativi, che copre tutte le necessità gestionali e di informatizzazione oggi presenti negli atenei italiani.

DOCWAY®4U è disponibile in licenza d’uso on premise o in modalità CLOUD sul Marketplace della Pubblica Amministrazione.

3D Informatica rende disponibile ai propri clienti una architettura CLOUD altamente performante e flessibile ed in grado di “configurarsi” a misura per le esigenze del cliente. DOCWAY®4U Cloud consente di possedere sia risorse computazionali, sia risorse di rete ad uso esclusivo.

La soluzione offerta permette di avere un maggiore controllo sulla infrastruttura cloud, potendo gestire in completa autonomia ed in tempo reale tutte le risorse. La soluzione è stata pensata e progettata per garantire la massima affidabilità e sicurezza: tutta l’infrastruttura è in alta affidabilità e resiliente ai guasti. L’intera struttura si appoggia su una solida componente di networking ridondata, interamente a 10Gbit/sec.

L’hardware impiegato per l’erogazione del servizio è dotato di ridondanza e lo storage è replicato. DOCWAY®4U Cloud si avvale dei prodotti di VMware, leader indiscusso nel campo della virtualizzazione, per la gestione della propria infrastruttura Cloud.

Il servizio di Disaster Recovery as a Service (DRaaS) permette inoltre di proteggere rapidamente l’infrastruttura con un servizio di Disaster Recovery professionale, semplice e sicuro.

Il nuovo DOCWAY®4U è protagonista su ogni dispositivo: desktop, tablet o mobile grazie alla sua nuova interfaccia ALL CONTROL di tipo RESPONSIVE. Adattandosi automaticamente al dispositivo che stai utilizzando, è stata pensata per divenire un’area multidimensionale di facile utilizzo, che armonizza ogni elemento del sistema, per permetterti al solo sguardo di avere tutto sotto controllo. L’interfaccia di DOCWAY®4U, già disponibile in formato multilingua, può essere ulteriormente personalizzata tramite definizione di fogli di stile specifici del cliente.

La nuova interfaccia ALL CONTROL consente, inoltra di:

  • personalizzare la propria scrivania, sia a livello utente che di ufficio, anche con vaschette personalizzabili per accesso immediato ai documenti / fascicoli, contenuti / informazioni;
  • di avviare DOCWAY®4U personalizzando i contenuti da visualizzare nella propria Home Page
  • di personalizzare le SMART ACTION per avere sempre a disposizioni i comandi più frequentemente utilizzati

Poter usufruire di una modalità nativa per la definizione di nuove tipologie documentali (documenti, raccoglitori, fascicoli) rappresenta un forte elemento di innovazione nell’ambito della gestione documentale.

Alle già note ed apprezzate caratteristiche “archivistiche” di DOCWAY®4U si aggiunge ora la flessibilità – richiesta ad un moderno ed efficiente sistema di gestione documentale integrato – di poter definire nuove tipologie per le unità documentarie, raccoglitori e fascicoli e caratterizzarle con metadati specifici. DOCWAY®4U gestisce tutto ciò grazie al formalismo XML e alla propria interfaccia applicativa in grado di effettuare il rendering automatico delle maschere di inserimento, ricerca e visualizzazione senza necessità di ricorrere a ulteriori costi per lo sviluppo applicativo.

In ottemperanza a quanto previsto dalle normative e regolamenti, DOCWAY®4U supporta le seguenti modalità di firma digitale, che sono state integrate anche nella nuova funzionalità “Gestione Libro Firma”. Sono inoltre allo studio funzionalità di Firma grafometrica su supporto di firma in formato A4.

FIRMA DIGITALE
La funzione di firma viene eseguita tramite un’applet java che si attiva all’atto della richieste di firma; tale modalità consente il riconoscimento del dispositivo di firma digitale collegato alla postazione con la quale firmare il documento.

FIRMA DIGITALE REMOTA
La funzionalità, al momento della richiesta di firma digitale di un documento, invoca i servizi di firma remota appositamente configurati con la quale si procede alla firma del documento. DOCWAY®4U supporta i servizi di firma remota di Uniserv, Engineering, InfoCamere, Aruba.

VERIFICA DELLA FIRMA

  • DOCWAY®4U offre anche una funzionalità di verifica della firma tramite servizio web Aruba con cui verificare le seguenti condizioni:
  • il documento non è stato modificato dopo la firma;
  • il certificato del sottoscrittore è garantito da una Autorità di Certificazione (CA) inclusa nell’Elenco Pubblico dei Certificatori;
  • il certificato del sottoscrittore non è scaduto;
  • il certificato del sottoscrittore non è stato sospeso o revocato

Con la versione DOCWAY®4U, 3D Informatica ha abbandonato gli sviluppi di un ambiente proprietario per il design dei WF documentali (TITULUS3 – Model Designer), orientandosi verso componenti applicative Open Source fortemente apprezzate dal mercato.

BONITA WF permette di definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali, combinando un innovativo studio di design di processo, un potente motore di BPM e di una interfaccia utente rivoluzionaria per la sua intuitività.

In questo contesto 3D Informatica ha scelto di utilizzare ed integrare BONITA WORKFLOW, realizzando tutti i connettori applicativi tra DOCWAY®4U <--> BONITA e necessari al completo controllo di un workflow documentale.

Con la versione DOCWAY®4U definire e gestire un procedimento non è mai stato così facile. Attraverso semplici personalizzazioni è possibile “gestire in qualità” tutto quanto ruota attorno ai procedimenti amministrativi.

DOCWAY®4U consente la definizione e personalizzazione di raccoglitori e fascicoli e dei documenti attesi per il singolo procedimento.

All’atto della registrazione di un fascicolo/procedimento, DOCWAY®4U crea automaticamente tutti documenti previsti e realizza un indice dinamico attraverso il quale poter lavorare con facilità ed immediatezza e sopratutto in qualità.

Scaricamento posta elettronica con conversione email in documenti, attraverso configurazione delle mailbox personali per lo scaricamento della posta da profilo utente:

  • Protocolli attivabili: imap, pop3, imaps, pop3s
  • Controllo della casella di posta da interfaccia DOCWAY®4U
  • Filtro per data di spedizione o contenuto email
  • Possibilità di navigare le cartelle della casella di posta (se attivo protocollo imap/imaps)
  • Anteprima a video delle mail
  • Trasformazione di email in documenti in base a modelli prestabiliti e configurabili

Particolare attenzione è stata posta alla individuazione delle modalità operative per la gestione del processo di archiviazione della PEC finalizzato al miglioramento della “conservazione digitale a norma” mediante specifica gestione dei formati digitali consentiti all’interno di DOCWAY4U.

DOCWAY4U consente di:

  • Limitare il formato dei file da allegare a documenti protocollati e repertoriati tramite un modulo di configurazione dei formati ammessi; una funzione specifica analizza il formato degli allegati ricevuti via PEC ed eventualmente invia una PEC in risposta “di ripudio” se non rispondenti ai formati ammessi
  • Registrare un documento cartaceo – via scanner – in un TIFF multi pagina e PDF, ma di inviare tramite interoperabilità e in conservazione digitale solo la conversione in PDF con watermark contenente i dati di registrazione (data, n. di protocollo, classificazione, n. del fascicolo e n. degli allegati)

Il modulo per la gestione della fatturazione elettronica di DOCWAY®4U è stato ideato per essere utilizzato sia dalle Pubbliche Amministrazioni sia dai Fornitori della stessa, in quanto in grado di gestire sia il ciclo passivo (ricezione delle fatture PA) sia il ciclo attivo (emissione della fattura PA e trasmissione tramite il Sistema di Interscambio).

Di seguito una sintesi delle maggiori funzionalità offerte dal sistema:

  • Gestione del formato XML Fattura PA;
  • Registrazione delle fatture nel sistema documentale (repertoriazione e protocollazione);
  • Trasmissione della Fattura PA XML firmata digitalmente tramite il Sistema di Interscambio, utilizzando il ServizioPEC (Ciclo Attivo);
  • Ricezione della Fattura PA XML firmata digitalmente tramite il Sistema di Interscambio, utilizzando il ServizioPEC (Ciclo Passivo);
  • Gestione delle ricevute emesse dal SdI;
  • Invio in conservazione delle fatture e delle ricevute del SdI (tramite l’utilizzo del modulo EXTRAWAY Bridge)
  • Integrazione con i sistemi Contabili/ERP

L’approccio metodologico e l’approfondito studio dell’informatica archivistica, ha promosso la realizzazione di un’interfaccia applicativa ad-hoc su una serie di metadati specifici che vengono appositamente trattati (archiviati) nell’archivio corrente di DOCWAY4U: perché, per sua natura, l’archivio di deposito tratta fascicoli e documenti di affari conclusi, ma che si possono riaprire; per ottenere una descrizione “atomica” e completa della storia del fascicolo e del suo trattamento archivistico informatico.

In questo scenario, un fascicolo registrato in DOCWAY4U, alla sua chiusura, viene “trasferito” nell’archivio di depositoDOCWAY4U DEPOSITO e, dopo la scadenza dei termini di conservazione e le operazioni di selezione e scarto del materiale non destinato alla conservazione permanente, può essere trasferito all’archivio storico.

DOCWAY4U attraverso il suo modulo integrato “Archivio di DEPOSITO” permette la corretta descrizione e gestione dei fascicoli cartacei e digitali non ancora destinati alla conservazione permanente.

DOCWAY4U DEPOSITO risolve prioritariamente l’esigenza della corretta descrizione archivistica dei fascicoli e documenti cartacei ed elettronici; la descrizione archivistica dei fascicoli a “DEPOSITO” prevede l’insieme delle informazioni relative alla provenienza, alla consistenza, al condizionamento, alla collocazione fisica nell’archivio di deposito, le necessarie informazioni di trasferimento del fascicolo a deposito e le richieste di presa visione.

DOCWAY4U DEPOSITO mette a disposizione tutte le funzionalità necessarie a descrivere il processo che parte dalla chiusura o archiviazione di un fascicolo nell’archivio corrente e termina nell’archivio di deposito, dove il materiale documentale è sottoposto a valorizzazione dalle operazioni di selezione e scarto.

DOCWAY4U DEPOSITO rappresenta la naturale evoluzione della piattaforma documentale e tecnologica di 3D Informatica, per integrare senza soluzione di continuità, il flusso documentale tra l’archivio corrente, l’archivio di deposito e l’archivio storico.

DOCWAY4U DEPOSITO è lo strumento per la descrizione e gestione archivisticamente corretta dei fascicoli e documenti cartacei/elettronici che si trovano nell’archivio di deposito oltre che per la digitalizzazione degli stessi e dei documenti in essi contenuti.

DOCWAY4U DEPOSITO consente:

  • il trasferimento di un fascicolo elettronico (con tutti i documenti digitali in esso contenuti) dall’archivio corrente DOCWAY4U; nell’archivio corrente il fascicolo “trasferito” sarà sempre ricercabile, ma non più implementabile con nuovi documenti;
  • la riapertura – nell’archivio corrente – di un fascicolo elettronico trasferito a deposito;
  • la riapertura – nell’archivio corrente DOCWAY4U – di un fascicolo cartaceo descritto in DOCWAY4U DEPOSITO

DOCWAY4U DEPOSITO è:

  • strumento flessibile, incentrato su metodologie e prassi archivisticamente corrette;
  • pensato per essere nativamente integrato con il sistema di gestione documentale DOCWAY4U;
  • permette la descrizione del pregresso cartaceo;
  • permette la digitalizzazione del pregresso cartaceo sia a livello di fascicolo (o carpetta o papela) che di documento;
  • permette la redazione di elenchi di trasferimento personalizzati;
  • permette la gestione delle richieste di prelievo;
  • presenta una ricerca full-text estesa indifferentemente su fascicoli e documenti

DOCWAY4U è integrato con eXtraWay® Bridge, un modulo software la cui finalità è quella di gestire il processo di conservazione digitale dei documenti, in particolare il processo di conservazione sostitutiva.

Il software è facilmente interfacciabile con tutti i sistemi di protocollo informatico e gestione documentale tramite un connettore SQL via JDBC ed inoltre consente l’invio in conservazione di documenti che non sono gestiti da un sistema di gestione documentale ma che risiedono sul file system o su supporto ottico dell’utente, si pensi ad esempio ai mandati di pagamento, ai PUC, ecc.. Il software è stato progettato non solo per essere indipendente dalla sorgente dati ma anche dal modulo esterno di conservazione.

eXtraWay® Bridge è la soluzione software per supportare il processo di conservazione a lungo termine delle risorse digitali: un sistema di conservazione a norma garantisce la validità legale, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti e delle loro informazioni identificative, e la conservazione nel tempo dei documenti digitali, tramite un processo di gestione articolato in fasi definite (acquisizione, archiviazione, gestione dei dati, pianificazione della conservazione).

Permette di gestire la fase del versamento delle unità documentarie, dall’ambiente di produzione originario al sistema di conservazione a norma utilizzato: consente infatti la trasmissione dei documenti e dei loro metadati, e la verifica dei versamenti effettuati.

Il software è stato sviluppato in accordo con la Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004; con il Codice dell’Amministrazione Digitale e con lo standard ISO 14721- OAIS (Open Archival Information System) e dispone dei connettori verso i principali player di mercato per la conservazione a norma.

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