Consente di gestire la carriera universitaria dello studente dall’iscrizione al conseguimento del titolo di studio

Dati tecnici: Applicazione web-based che utilizza sistemi di collaborazione applicativa (web service) e standard di open data (XML)
Per informazioni: dott. Emilio Greco, tel 06.94448270

Il modulo Segreterie completa, garantendo una totale e completa gestione degli atenei, la suite smart_edu GOMP con tutte quelle funzioni che consentono di gestire la carriera universitaria dello studente dall’iscrizione al conseguimento del titolo di studio. Segreterie costituendo il core del sistema, è dotato di tutti quegli strumenti necessari per la gestione del ciclo di vita dello studente all’interno dell’ateneo.

Segreterie mantiene tutte le informazioni sui corsi, sul pagamento delle tasse, su tutto ciò che riguarda la gestione e l’emissione delle certificazioni fino ad arrivare alla gestione degli appelli ed esami.

CICLO DI VITA DELLO STUDENTE
comprende tutte le funzioni data-entry collaborazione applicativa con tutta la suite smart_edu: dati anagrafici (nome, cognome, codice fiscale, data di nascita, luogo di nascita, cittadinanza, residenza, domicilio, ecc.), titoli di studio e accademici, carriera (prenotazioni esami, esami, riconoscimento esami, lauree e diplomi, sospensioni, cessazioni), tasse, piani di studio.
GESTIONE DEI CERTIFICATI
Gestione documentale di tutte le certificazioni rilasciate ai vari soggetti, inoltre è possibile creare certificazioni personalizzabili anche con la firma digitale.
CONTROLLO E GESTIONE
Verifica REAL-TIME di: elenco studenti iscritti (sia per facoltà che per corso di laurea), elenco studenti non in regola con il pagamento delle tasse, elenco di tutte le carriere, elenco prenotazioni esami, elenco studenti iscritti ai corsi, scheda anagrafica con informazioni sulla carriera dello studente.
VERBALIZZAZIONE ELETTRONICA
I docenti possono aprire appelli (anche su più coorti di studenti contemporaneamente) e procedere alla verbalizzazione elettronica tramite firma digitale remota. Be Smart è partner Aruba PEC, CA certificata a norma di legge, nonché il sistema prevede l’invio dei dati in conservazione sostitutiva.

L’innovazione principale del modulo di Segreterie risiede nella progettazione del sistema ad eventi; in breve ogni procedura (e sotto procedura) è un evento (XML) e non un attributo (colonna SQL) di un DB. Tutto questo permette di gestire il ciclo di vita dello studente in maniera puntuale ed efficace, potendo legare concettualmente eventi tra loro, evitando la perdita di dati storici (l’aggiornamento di un campo è un nuovo evento; si converva il vecchio) ed ottendo un sistema flessibile e robusto alle variazioni esterne (normative, organizzative, etc.), in quanto è sufficiente aggiungere una nuova tipologia di evento, piuttosto che modificare la logica procedurale già presente (intervenendo di norma sull’application server).
Gli eventi sono:

WORKFLOW AD EVENTI
  • Avvio carriera e iscrizioni: Consegna libretto, Decreto di trasferimento in entrata, Delibera di abbreviazione del corso, Delibera trasferimento in entrata, Esito richiesta esonero, Immatricolazione, Iscrizione, Iscrizione a singoli corsi, Istanza di abbreviazione del corso per esami o altri titoli già conseguiti, Istanza di trasferimento in entrata, Richiesta di esonero, Ricognizione, Verifica del foglio del congedo;
  • Completamento della carriera: Assegnazione correlatore tesi, Assegnazione tesi, Autorizzazione al trasferimento in uscita, Autorizzazione consultazione tesi, Compilazione questionario almalaurea Conclusione attività, Consegna pergamena, Conseguimento titolo carriera, Decadenza carriera, Decreto passaggio corso, Delibera passaggio corso, Diniego autorizzazione passaggio corso, Diniego trasferimento in uscita, Disponibilità pergamena, Domanda di laurea, Generazione pergamena, Istanza di passaggio ad altro corso, Istanza di trasferimento in uscita, Istanza richiesta tesi, Restituzione diploma, Restituzione libretto, Rinuncia agli studi, Rinuncia al passaggio corso, Rinuncia al trasferimento in uscita
  • Dichiarazioni: Nulla Osta immatricolazione fuori termine, Nulla Osta Magistrale, Richiesta Nulla Osta immatricolazione fuori termine, Richiesta Nulla Osta Magistrale;
  • Eventi della carriera (esami, convalide, annullamenti ecc.): Accettazione esito esame, Annullamento esame, Assenza all’esame, Bocciatura esame, Bocciatura integrazione esame, Convalida esame, Debito formativo, Dichiarazione della carriera pregressa, Dispensa esame, Integrazione esame, Piano part-time, Rifiuto esito esame, Rinuncia sostenimento esame, Scelta Curriculum, Sostenimento esame;
  • Eventi derivanti da problemi amministrativi: Riapertura carriera dopo sospensione, Sospensione della carriera, Sospensione esame;
  • Mobilità internazionale: Arrivo studente, Iscrizione programma ERASMUS, Learning agreement (rientro), Learning agreement (uscita), Proroga iscrizione;
  • Titoli di studio e prerequisiti: Attesa conferma titolo integrativo, Attesa conferma titolo laurea Comunicazione diploma scuola secondaria di secondo grado, Conferma titolo, Conseguimento titolo di laurea, Dichiarazione altri titoli già conseguiti, Richiesta conferma diploma scuola secondaria di secondo grado, Richiesta conferma titolo per istanza di abbreviazione del corso, Sostituzione diploma, Test ingresso;
  • Altre tipologie: Annullamento evento della carriera, Atto amministrativo, Emissione congedo, Impostazione stato invio ANS, Prenotazione appello esame, Sospensione didattica.

Segreterie è stato creato pensato e sviluppato in modo da permettere una migrazione automatica di tutti i dati presenti negli altri applicativi in commercio (tutte le offerte di smart_edu GOMP includono sempre la migrazione, una tantum, dei dati, con una tempistica breve, solitamente nell’arco temporale da 1 a 3 mesi, a seconda della qualità dei dati pregressi).
Tutti i moduli creati da Be Smart si integrano totalmente con tutte le altre componenti di smart_edu GOMP senza alcuna necessità di ri-digitazione delle informazioni già presenti nel sistema.

Grazie alle funzionalità native di collaborazione applicativa/OPEN DATA è inoltre possibile integrare tutte le informazioni già presenti in altri sistemi informativi dell’Ateneo (o in sistemi informativi esterni) e rendere disponibili i dati di smart_edu GOMP a qualunque sistema autorizzato, indipendentemente dalla tecnologia utilizzata.

Ad esempio Sapienza Università di Roma già utilizza smart_edu, in collaborazione applicativa con U-GOV del fornitore Consorzio CINECA, dunque tale integrazione è già immediatamente disponibile per tutti gli atenei italiani.

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